Freightos 介绍 2027 年管理货运成本的五个步骤

如果你的采购策略仍然围绕每年一次的招标展开，那么你管理的就不是货运成本，而是你锁定的价格与市场实际走势之间的差距。

我与企业采购团队讨论过这一问题，次数多得难以计数。长期以来，年度 RFP 节奏是合理的。但正如我在最近的一场网络研讨会中所说：“招标目前采用的 12 个月周期，实际上无法应对市场变化。”

如今，BAF 附加费在单个季度内就可能波动 15–25%。地缘政治事件会在一夜之间重塑贸易航线。然而，大多数采购团队仍在试图用为更加平稳的时代设计的流程来管理这种波动。

将采购视为年度事件的问题

我最常看到的是这种情况：组织不是走在市场趋势前面，而是在对其做出反应。他们看到正在发生的事情，开展招标，维持现有策略，然后应对后果。更高的价格。更多的工作量。团队在电子表格和彼此割裂的系统之间追着承运商处理事务。

真正的问题不是年度招标本身有错，而是单独依靠年度招标，对于一个变化速度快于合同周期的市场而言，它太慢了。当市场发生变化时，大多数团队有三种选择：忽视变化，通过临时重新谈判进行非正式应对，或建立一种可重复的方式，让费率重新与现实保持一致。第三种方式正是敏捷采购要解决的问题。

敏捷采购在实践中究竟意味着什么

当我谈论敏捷采购时，我并不是说要开展更多招标。归根结底有三件事：标准化并自动化你的工作流程，根据市场的实际情况进行基准比较，并进行调整，调整的不仅是燃油价格和承运商费率，还包括更广泛的战略。做到掌握市场动态，而不是对市场做出反应。

在实践中，做得好的团队已经不再把采购视为“在第一季度开展的事情”，而是开始将其视为全年持续运行的一项纪律。

以下是我建议开始实施的 5 个步骤：

第 1 步：整理你的数据

敏捷采购中的其他一切都依赖于此。正如我经常对客户所说：采购数据，也就是我们所有的数据，是一切的核心。没有良好的数据，你什么都做不了。你无法采取相应行动。

如果你的费率数据分散在电子表格、承运商邮件和彼此割裂的系统中，你就无法快速行动，承运商也同样无法快速行动。制定标准化、可定制的费率卡格式，可以确保每家承运商提交可比较的信息。将这些信息集中到基于云的平台中，可以让所有利益相关者实时访问唯一真实数据源。

第 2 步：自动化所有不需要人工判断的工作

手动进行货运采购正在消耗团队本就没有的时间。RfQ 生成、承运商邀请、费率卡验证、合理性检查、最佳费率计算，这些都不需要人工判断。它们需要的是一致性、速度和准确性。

借助 Freightos Procure，你只需定义一次 RfQ 模板，下一次发起 RfQ 时，几分钟内就能完成启动。承运商邀请、提醒，以及检查数据是否正确，这些通常需要人工完成、而且经常分散在 Teams 聊天和主 Excel 电子表格中的工作，都可以被省去。

这也正是工作性质发生变化的地方。采购专业人员不必再花几天时间复制和核对数字，而是可以将更多时间投入到只有他们才能完成的工作上：在成本、服务和风险之间取得平衡，向内部利益相关者解释取舍，以及建立更具战略性的承运商关系。

第 3 步：了解市场实际支付的价格

我在企业货运采购中看到的最常见缺口之一，是缺乏可靠、独立的基准数据。大多数团队大致知道自己的费率处于什么位置，但并不确切知道，与市场在其特定航线上的实际支付价格相比，自己的费率究竟如何。

我经常看到的情况是，企业托运人只是将现有的预认证承运商相互比较。他们使用承运商数据库发起 RfQ，然后只查看费率。但真正重要的是，你还要关注市场，尤其是在市场不断变化的情况下。如果你不关注市场，可能会错过即将到来的涨价，随后与承运商确定一年期费率；而市场发生变化、燃油价格发生变化后，即使双方之前达成了不同的约定，你最终仍可能需要额外支付费用。

Freightos Terminal 为采购团队提供海运和空运领域每日更新的现货与合约基准数据，这些数据来源于超过 500 亿美元的实际商业货运支出。但我认为尤其强大的是其预测能力：我们可以提供最长六个月的预测，预测市场实际上将如何变化。这能帮助你根据市场未来的反应调整策略，在变化出现之前做好准备，从而节省资金。

第 4 步：定期进行小型竞价，并跟踪哪些做法有效

仅靠年度合约无法跟上市场波动。采购收益最大的团队已经转向一种模式：在全年针对波动较大的航线进行结构化的小型竞价，而不是只在年度招标时进行。

逻辑很简单。由于我们运行 RfQ 和发起招标的速度非常快，你实际上可以检查当前情况和市场走势，然后决定不对全部航线组合进行招标。你可以观察市场走向，以及预测结果显示的情况。市场是在下行吗？那么在该地区进行招标是合理的。价格是在上涨吗？那么，与现有承运商延长费率可能更合适。

借助 Freightos Procure，你查看情况，看到工具给出的建议，进入系统并发起招标，六分钟或更短时间内，你的小型竞价就会进入市场，承运商也可以参与。

我经常被问到一个问题：是应该承诺全年固定费率，还是保持更大的灵活性。我的看法是：我始终建议保持灵活性。签订一年期合约后，一旦发生任何情况，你总是必须重新谈判。我更愿意采用一种更具交易性的方式，这样可以更轻松地应对各种中断。

我也会把它看作一个投资组合。你不应该只投资一只股票。分散采购量确实很有好处——安排一些现货、一些小额竞价、一些 RfQ。确保你的网络仍在运行。

第 5 步：不要让燃油和 BAF 变成被动成本

这是我看到大多数企业采购团队错失最多资金的领域。

燃油是最大的成本驱动因素之一——不只是最近如此，总体上一直如此。现实情况是，即使你签订了年度合同，燃油价格也可能在年内发生剧烈变化。一月份的燃油价格可能是 X，五个月后可能大幅上涨。确保这些变化都体现在你的费率中，并且始终可以追溯，这一点非常重要——因为这样你也能在内部进行说明。

这就是为什么 Freightos 开发了一项功能，可以自动触发工作流，并与承运商更新燃油价格。你可以决定由自己主导这一流程，或者要求承运商更新燃油价格。设置过程很简单——例如，如果指数上涨 5%，就触发更新，并将燃油价格调整 3.5%。你只需设置一次，之后它就会在后台自动运行。你只需要查看发生了哪些变化并批准即可，还可以从任意来源引入指数——例如航空货运的航空煤油指数。

结合 Freightos Terminal 的实时市场情报和 Freightos Baltic Index (FBX)，采购团队可以全年将燃油成本锚定于实际市场状况，而不必每次市场变动时都承担全面重新谈判的开销。

正确实施后会发生什么变化

当我与已经完成这一转变的团队交流时，有几件事总会被提及。

与财务部门的沟通变得更容易。你不必再为一月份的预测为何未能反映八月份的市场变化而辩解，而是可以展示你的费率如何随着时间推移跟踪基准，以及你在哪些地方选择锁定价格、哪些地方选择保持灵活。
承运商关系得到改善。一个能在谈判中带来数据、清晰度和可预测节奏的采购团队，比起消失一年后突然要求承运商在 10 天内大幅降价的团队，更具吸引力。
采购部门在内部更具可信度。当你的采购节奏与市场节奏相匹配时，就更容易向财务和运营管理层证明你的成本和战略都是合理的。

一种简单的起步方式

你不需要进行多年转型才能开始。首先，审核团队的时间实际花在了哪里——其中有多少用于手动验证费率表、催促承运商以及核对 BAF？这就是你的基准。

选择一个领域，用一个季度把它做好。如果在减少人工开销的同时取得了更好的成果，你就有了一个可验证的成果依据。目标不是开展更多采购活动，而是停止进行一次性、脆弱的年度押注，开始以市场波动是常态的前提来管理货运成本——因为它确实是常态。

下载我们的 5 步操作指南，详细了解领先的企业采购团队正在如何完成这一转变。

文章 2027 年管理货运成本的 5 个步骤首次发表于 Freightos。